Procédure 58 : Dossier du personnel : entretien annuel
Déclenchement :
Via le logiciel Expert Plus RH, le service RH définit et lance la campagne d’entretiens annuels.
Mode opératoire :
L’entretien annuel est composé de plusieurs phases.
Préparation de l’entretien :
Chaque salarié reçoit sur son adresse mail une invitation envoyée par son Responsable d’Agence ou de service qui stipule la date et l’heure de l’entretien.
Afin de préparer au mieux l’entretien, une fiche d’aide à la préparation accompagne l’invitation (Annexe AEX39 : fiche d’aide à la préparation de l’entretien annuel).
Chaque salarié complète son auto-évaluation de ses compétences métiers et comportementales.
Afin d’aider à remplir cette grille d’auto-évaluation, le salarié a accès à sa fiche de poste décrivant les missions inhérentes à son poste.
Il a également accès à sa fiche de compétences qui décrit les compétences attendues et demandées pour remplir ses missions, et aux grilles d’entretiens des années précédentes.
Chaque compétence (métier ou comportementale) est définie et les niveaux sont expliqués pour aider le salarié à remplir son auto-évaluation. Les niveaux requis sont également indiqués pour chaque compétence. Le logiciel historise les entretiens des années précédentes.
Il existe 3 niveaux d’évaluation de vos compétences :
I pour Initial : je viens d’être nommé à ce poste, je rencontre des difficultés dans certaines tâches de mon poste
M pour Maîtrise : c’est le niveau attendu pour chaque salarié. Je connais mon poste et je maîtrise les tâches associées en totale autonomie
E pour Expert : je fais plus que ce qui est attendu, je suis source de proposition, je participe à l’amélioration continue, je suis capable d’anticiper et résoudre des problèmes rencontrés, je participe activement aux réunions.
Ces différents éléments préparés permettent d’échanger avec le responsable durant l’entretien.
Déroulement de l’entretien :
Suite à la réception du mail de convocation à l’entretien, le salarié prépare son entretien.
La préparation de l’entretien :
Chaque salarié a un temps personnel pour préparer son entretien (avec un PC dans chaque établissement à disposition des salariés).
Le jour de l’entretien :
Trois phases sont abordées durant cet entretien :
- Analyse de l’année écoulée
L’analyse du poste et de la maîtrise de poste
Faire un bilan des objectifs et résultats de l’année en cours
L’évaluation des formations suivies dans l’année
L’évaluation des compétences (métier et comportementales)
Un bilan de l’année écoulée
- Analyse de l’année à venir
La définition des objectifs à venir
Les aides éventuelles pour arriver à ces objectifs (formations ou autres)
Une synthèse commune de l’entretien
L’entretien est avant tout, un échange entre le salarié et le responsable, une co-construction permettant à chacun une progression réciproque.
- Pour finaliser l’entretien, le responsable rédige en concertation avec le salarié la synthèse de l’entretien.
Cet entretien est un compte rendu de l’année et la définition des objectifs à venir. Il sera validé par chaque partie et envoyé à la Direction des Ressources Humaines qui validera l’entretien et recensera les différents besoins (en formation par exemple).